แบบฟอร์มหนังสือราชการ
วันนี้เว็บไซต์ครูไทยฟรีดอทคอม จะขอนำ แบบฟอร์มหนังสือราชการต่างๆ การเขียนหนังสือราชการเพื่อติดต่อสื่อสาร ซึ่งการสื่อสารทุกวันนี้เป็นเรื่องที่สำคัญอย่างยิ่ง หากมีการสื่อสารที่ไม่ถูกต้องของผู้ส่งสาร และผู้รับสาร อาจทำให้เกิดปัญหาต่างๆตามมาก็เป็นได้ การเขียนหนังสือจึงมีความสำคัญและจำเป็นค่อนข้างมากสำหรับผู้ที่เป็นข้าราชการในหน่วยงานในสังกัดกระทรวงศึกษาธิการและหน่วยงานราชการในสังกัดอื่นๆ ที่ขาดแคลนทรัพยากรบุคคลที่มีความชำนาญในงานสารบรรณ ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ทางเว็บไซต์ครูไทยฟรีดอทคอมจึงคิดว่าเราจะต้องให้ความสำคัญเกี่ยวกับเรื่องนี้ เพื่อใช้เป็นแนวทางสำหรับร่างโต้ตอบหนังสือได้ง่ายขึ้น ดังนั้น ในการเขียนหนังสือราชการจะต้องคำนึงถึงแนวทางในการเขียนหนังสือราชการสิ่งที่พึงปฏิบัติคือ
1. ยึดถือตามระเบียบ (ยึดรูปแบบ ตามที่ระเบียบกำหนด)
2. ยึดหลักปฏิบัติตามองค์กร(วัฒนธรรมของแต่ละองค์กร)
3. ยึดหลักนโยบายขององค์กรเช่น กรณีการเรียงหนังสือเสนอผู้บังคับบัญชา ให้จัดเรียงหนังสือฉบับจริงขึ้นก่อน ตามด้วยสำเนาคู่ฉบับ ( หรือ เช่น หนังสือฉบับจริงและคู่ฉบับจัดเรียงเสนอคนละหน้าไม่ให้เรียงซ้อนกัน ติด “ โปรดลงนาม “ทุกแผ่นที่จะให้ผู้บังคับบัญชาลงนาม พร้อมแนบเรื่องเดิมหรือ กฎหมาย ระเบียบที่เกี่ยวข้อง เป็นต้น)
แบบฟอร์มหนังสือราชการ พร้อมใช้งาน
ซึ่งในปัจจุบันการติดต่อราชการทั้งภายนอกหน่วยงานและภายในหน่วยงานเป็นการสื่อถึงบุคคล/หน่วยงาน และยังเป็นปัญหาของหน่วยงานและฝ่ายปฏิบัติที่เกี่ยวข้องจำนวนมาก ที่ยังไม่เข้าใจในการใช้ภาษาราชการ รูปแบบตัวอักษร (font) และแบบฟอร์มที่ถูกต้อง ซึ่งปัจจุบันใช้ฟอร์น TH Sarabun New , TH Sarabun PSK เพื่อเป็นการยึดตามระเบียบ ความถูกต้องของผู้ปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้องทางด้านหนังสือได้ทราบถึงรูปแบบ การใช้คำขึ้นต้น คำลงท้ายที่ถูกต้อง เป็นไปในแนวทางเดียวกันและเป็นไปตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ได้จำแนกหนักสือราชการไว้มี 6 ชนิด
1. หนังสือภายนอก คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีการ ใช้ติดต่อระหว่าง ส่วนราชการ หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่นที่มิใช่ส่วนราชการ หรือมีถึงบุคคลภายนอก ใช้กระดำษครุฑ
2.หนังสือภายใน คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีการน้อยกว่าหนังสือภายนอก ใช้ติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือภายในโรงเรียนเดียวกัน ใช้กระาษบันทึกข้อความ
3. หนังสือประทับตรา คือ หนังสือที่ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป โดยให้หัวหน้าส่วนระดับกอง หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายเป็นผู้ที่รับผิดชอบและลงชื่อย่อกับตรา ใช้กระดาษครุฑ
4. หนังสือสั่งการ มี 3 ชนิด ได้แก่ คำสั่ง ระเบียบ และข้อบังคับ
– คำสั่ง คือ บรรดาข้อความที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ปฏิบัติโดยชอบด้วยกฎหมาย ให้ใช้กระดาษตราครุฑ
– ระเบียบ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่ได้วางไว้โดยอาศัยอำนาจของกฎหมายหรือไม่ก็ได้ เพื่อถือเป็นหลักปฏิบัติงานเป็นการประจำ ให้ใช้กระดาษตราครุฑ
– ข้อบังคับ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่กำหนดให้ใช้ โดยอาศัยอำนาจของกฎหมายที่บัญญัติให้กระทำได้ ให้ใช้กระดาษตราครุฑ
5. หนังสือประชาสัมพันธ์ มี 3 ชนิด ได้แก่ ประกาศ แถลงการณ์ และข่าว
– ประกาศ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการประกาศ หรือชี้แจงให้ทราบ หรือแนะแนวทางปฏิบัติ ให้ใช้กระดาษตราครุฑ
– แถลงการณ์ คือบรรดาข้อความที่ทางราชการแถลงเพื่อทำความ เข้าใจในกิจการของทางราชการ หรือเหตุการณ์ หรือกรณีใด ๆ ให้ทราบชัดเจนโดยทั่วกัน ให้ใช้กระดาษครุฑ
– ข่าว คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการเห็นสมควรเผยแพร่ให้ทราบ
6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ คือ หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นนอกจากที่กล่าวแล้วข้างต้น หรือหนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ และส่วนราชการรับไว้เป็นหลักฐานของทางราชการ มี 4 ชนิด คือ หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึกและหนังสืออื่น
– หนังสือรับรอง คือ หนังสือที่ส่วนราชการออกให้เพื่อรับรองแก่บุคคล นิติบุคคล หรือหน่วยงานเพื่อวัตถุประสงค์อย่างหนึ่งอย่างใดให้ปรากฏแก่บุคคลโดยทั่วไป ไม่จำเพาะเจาะจง ให้ใช้กระดาษครุฑ
– รายงานการประชุม คือ การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุมและมติของที่ประชุมไว้เป็นหลักฐาน
– บันทึก คือ ข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชา หรือผู้บังคับบัญชาสั่งการแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา หรือข้อความที่เจ้าหน้าที่ หรือหน่วยงานระดับต่ำกว่า ส่วนราชการระดับกรมติดต่อกันในการปฏิบัติราชการ โดยปกติให้ใช้กระดาษบันทึกข้อความ
หลักการเขียนหนังสือติดต่อราชการที่ดี หลัก 5c นั้น คิดค้นเพื่อการจดจำที่ง่ายขึ้น ได้แก่
ถูกต้อง(Correct)
ชัดเจน (Clear)
รัดกุม (Confirm)
กะทัดรัด Concise (Concise)
การโน้มนำสู่จุดประสงค์ (Convince)
ผู้จัดทำและเรียบแรง เว็บไซต์ครูไทยฟรีดอทคอม
เชิญติดตามข่าวสารความเคลื่อนไหววงการศึกษา ข่าวสารการศึกษา แจกสื่อการเรียนการสอน แผนการสอน หลักสูตร ตัวชี้วัด ระบบดูแลช่วยเหลือนักเรียน วิจัย วิทยฐานะ การสอบบรรจุรับราชการ สอบบรรจุครู ข้อสอบ ใบงาน กิจกรรมการเรียนการสอน ส่งเสริมการเรียนรู้ สื่อมัลติมีเดียครูยุค IT บทความ เทคนิคการสอน ไฟล์งานต่างๆ